Demande de participation Cidre & Dragon 19/20 Sept 2015

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Demande de participation Cidre & Dragon 19/20 Sept 2015

Message par ORC » 15 Mai 2015, 16:50

J'ai recu un appel aujourd'hui d'arnaud LEPLANQUAIS d'éphèmère de CAEN,
voici son message. Il souhaiterait savoir sous 15 jours si l'asso participe à cet évènement.
Toutes les précisions sont ci dessous.




Bonjour,

Je suis Arnaud Leplanquais, membre de l'association Ephémère de Jeux de Rôle et de Simulation à Caen.
Nous co-organisons l'espace jeux du Festival Cidre & Dragon avec l'association organisatrice du festivalle RaidTolkien.
Cidre & Dragon se déroulera le week-end du 19/20 septembre 2015.
Associations et acteurs du jeu de Normandie sont invités à participerà cette grande fête et à apporter leur touche de fantasy.
Nous ne vous avons pas oublié et nous vous proposons de vous joindre à nous pour faire vivre aux festivaliers un week-end plein d'aventures.
Nous serons certainement nombreux à animer et il faut dès à présent évaluer la taille de l'espace jeux et communiquer aux organisateurs du festival nos besoins logistiques.
Au final, en fonction du nombre total de tables de jeux et du nombre total d'animateurs, il est possible que certains qui souhaitent faire animer tout le week-end auront un créneaux uniquement un jour sur deux.
Nous ne en sommes pas encore là, il s'agira de la seconde phase de préparation.
Actuellement , la priorité est que je puisse communiquer aux organisateurs :
- Quelles associations participent
- Combien d'animateurs seront présents le samedi et le dimanche De façon à leur dire nos besoins logistiques de façon globale :
- nombre de tables , chaises, tentes
- nombres d'emplacements gratuits dans un camping partenaire pour planter une tente (Nous essayons aussi d'avoirs des logements chez les
membres des assos locales)
- combien de repas pour les animateurs (à la charge du festival), le budget actuel du festival ne permet pas de défrayer le transport
- nombre de bouteilles d'eau
Par rapports aux délais de mise en presse du programme et de la date ou les orgas vont définir l'implantation des sites d'animations
,je dois connaitre avant le 25 mai 22H00:
1- Est-ce que votre asso participe ?
2- Combien d'animateurs êtes vous le samedi et le dimanche ? (Estimation)
3- Combien de tables et chaises avez vous besoin
Vous pouvez aussi préciser pour les besoins de logisitique (à afiner un peu plus tard bien sur)
4- quelles types d'animations du samedi et du dimanche : jeux de société, fig (taille des plateaux), jeux en bois surdimensionnés, Initiations JDR, JDR parties de 4H30 l'apres midi
5- Apportez vous du matériel de support : tables, chaises, autre
Merci de répondre à ce mail pour confirmer les points essentiels 1, 2 et 3 au minimum
On affinera la logistique en un deuxième temps.
Vous pouvez bien sur m'appeler si vous avez d'autres questions.
Merci à vous,
Rôlistement,

Arnaud Leplanquais
06 85 25 56 79
contact@association-ephemere.org
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